Acta Administrativa

La estructura organizacional interna de la Entidad se encuentra establecida mediante la Resolución 189 del 2018.

Descripción de la estructura orgánica del ICFE

Procesos Estratégicos

Planeación Estratégica

El objetivo de este proceso es formular los planes estratégicos así como sus correspondientes instrumentos y mecanismos de seguimiento, con el fin de articular las políticas, planes, programas y proyectos con el sector defensa, el Ejército Nacional y la Junta Directiva.

Para cada uno de los planes estratégicos (políticas, objetivos, planes de acción), instrumentos y mecanismos de seguimiento, se han establecido indicadores de gestión y metas con el ánimo de poder realizar medición y análisis de datos para la toma de decisiones en pro del mejoramiento continuo.

Gestión Integral

El objetivo de este proceso estratégico es mantener y mejorar el desempeño del Sistema Integrado de Gestión contribuyendo a la protección y conservación del medio ambiente, la salud y seguridad de los trabajadores y garantizando la satisfacción del cliente con el fin de orientar, facilitar y tomar decisiones que permitan el logro de los objetivos institucionales en términos de eficiencia, eficacia y efectividad. Así como el establecimiento de vínculos entre la Entidad, el Sector Defensa y otras entidades en general, para lograr la articulación de políticas, planes, programas y proyectos.

Procesos Misionales

Diseño y Desarrollo de Vivienda Fiscal

El propósito de este proceso es planear, proyectar y coordinar diseños funcionales que aporten a disminuir el déficit de vivienda fiscal a nivel nacional optimizando los recursos; así mismo, busca llevar a cabo el seguimiento a cada uno de los proyectos de construcción contratados por el ICFE, a través de la revisión de informes periódicos, realización de comités técnicos y visitas a cada uno de los proyectos, con el fin de verificar el cumplimiento de las especificaciones, los controles operacionales ambientales y los estándares de calidad aplicados.

Servicio al Usuario y Mantenimiento Vivienda Usuario

El objetivo de este proceso se basa en atender las solicitudes y proporcionar información al usuario, evaluar su percepción frente al cumplimiento y servicio prestado por el ICFE y dar solución oportuna a las quejas y/o reclamos presentados; adicionalmente, está orientado a realizar tanto el mantenimiento de las viviendas fiscales (dando trámite apropiado a las solicitudes de mantenimiento hechas por los usuarios del ICFE), la maquinaria y herramientas necesarias para asegurar la operación de la Entidad.

Administración de Vivienda Fiscal

Este proceso busca proporcionar vivienda al personal activo del Ejército Nacional y sus familias con base en lo establecido en el Acuerdo No 002/2018 y basado en los inmuebles con los que cuenta a nivel nacional.

Procesos de Apoyo

Gestión del Talento Humano

Este proceso es un conjunto de actividades comprendidas desde la necesidad de personal, pasando por la selección, vinculación, administración y permanencia, hasta el retiro de este. Incluye actividades complementarias como el envío de información a la Comisión Nacional del Servicio Civil y DAFP, la programación de capacitaciones para los trabajadores y el pago de nómina.

Administración de Recursos Financieros

Este proceso es un conjunto de actividades cuyo alcance inicia desde el momento en que se genera el hecho financiero, económico o social, hasta el momento en que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter contable y financiero. Lo anterior se lleva a cabo con base en lo establecido en las normas NIIF.

Gestión Jurídica

Este proceso se basa en la defensa jurídica y contempla actividades que son comunes en el ámbito jurídico como son elaborar actos administrativos, estudios, conceptos y derechos de petición, demandas y conciliaciones. En este proceso se encuentra establecido el manejo de los Asuntos Disciplinarios del personal civil de la Entidad.

Adquisiciones y Suministros

Se concibe por proceso contractual, la articulación de las diferentes actividades que las Entidades estatales deben implementar para la adquisición de bienes o servicios. Este proceso se compone de tres (3) fases, estos son: precontractual, contractual y poscontractual. Una vez adquiridos los bienes de consumo y devolutivos, se controla la entrada y salida a través de los registros que se efectúan por almacén.

Gestión de Información y Tics

El propósito de este proceso es establecer tanto los sistemas de información como los canales de comunicación necesarios para enviar y recibir información de las partes interesadas, en especial de la ciudadanía, estableciendo el control de la información primaria y secundaria de la Entidad. Adicionalmente, se encarga de adquirir, hacer mantenimiento, actualización y desarrollo de programas de cómputo o aplicativos para el desarrollo de la gestión institucional.

Así mismo, en apoyo con gestión documental de la Entidad, se establecen los procedimientos del sistema integrado de gestión de calidad y ambiental orientados al control de la información documentada aplicable al ICFE, en donde se asegura el cumplimiento de la Ley General de Archivo, incluyendo el manejo de la tabla de retención documental, y la administración de los documentos de correspondencia que ingresan y salen del ICFE.

Procesos de Control

Evaluación y Control

Este proceso hace referencia a todas las actividades de evaluación y control a los procesos del ICFE, tiene como herramientas la auditoría interna. Como resultado de las auditorías y la generación de los respectivos informes, el establecimiento de los hallazgos y su tratamiento.