3. Estructura orgánica y talento humano

3.1. Misión y visión

Misión

Suministrar vivienda fiscal al personal de oficiales, suboficiales y civiles del Ejército mediante el sistema de arrendamiento administrándolas de manera eficiente, incrementando la cobertura y su adecuada habitabilidad mediante el desarrollo de planes, programas y proyectos de inversión, contribuyendo así a mejorar el bienestar del personal militar y sus familias.

Visión

Para el 2022, el ICFE contará con una mayor disponibilidad y cobertura de viviendas fiscales adecuadas y modernas, mediante el fortalecimiento del mantenimiento y la construcción, generando bienestar y calidad de vida al personal de oficiales, suboficiales y civiles del Ejército y sus familias.

3.2. Funciones y deberes

Funciones y deberes del Instituto de Casas Fiscales del Ejército A partir del 3 de diciembre de 1971 a través del Decreto 2345, se da vida jurídica e institucional al actual Instituto de Casas Fiscales del Ejército (ICFE) como un establecimiento público, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, adscrito al Ministerio de Defensa Nacional (MDN) encargado de desarrollar la política y los planes generales que en materia de vivienda fiscal por el sistema de arrendamiento adopte el gobierno nacional para el personal de oficiales y suboficiales en servicio activo y personal civil del Ejército.

De acuerdo con el artículo 3° del Decreto 2345 de 1971, el Instituto de Casas Fiscales del Ejército, tiene las siguientes funciones:

Colaborar con el Ministerio de Defensa Nacional en la formulación de la política y de los planes de vivienda por el sistema de arrendamiento para Oficiales, Suboficiales y personal civil del Ejército;
Desarrollar programas de vivienda, de acuerdo con las necesidades del Ejército;
Administrar los bienes que posea o adquiera;
Las demás que le señalen las disposiciones legales.

Artículo 4º.El Instituto de Casas Fiscales del Ejército se ceñirá en el cumplimiento de sus funciones a las normas del presente Decreto y no podrá desarrollar actividades o ejecutar actos distintos de los aquí previstos, ni destinar parte alguna de sus bienes y recursos para fines diferentes de los contemplados en tales normas o en los estatutos. — El ICFE tiene como Unidad de Negocio ICFE la asignación en arriendo de vivienda fiscal al personal de Oficiales, Suboficiales y Civiles del Ejército. Descripción: Suministro de vivienda fiscal mediante el sistema de arrendamiento al personal de oficiales suboficiales y civiles del Ejército, para lo cual se requiere de construcción, de mantenimiento y asignación eficiente de viviendas fiscales en las seccionales a nivel nacional.

📑 Decreto 2345 de 1971 Por el cual se reorganiza Casas Fiscales del Ejército

3.3. Procesos y procedimientos

Mapa de procesos ICFE

El mapa de procesos muestra los procesos estratégicos, operacionales (misionales), de apoyo y de evaluación que desarrolla el ICFE, así como la interacción que existe entre éstos. (Res. 0293 de 2020 Por la cual se modifica el Manual de Procedimientos ICFE). ICFE-P-01-F-01 MAPA DE PROCESOS ICFE.pdf (Descargar) Procesos Estratégicos Planeación Estratégica El objetivo de este proceso es formular los planes estratégicos así como sus correspondientes instrumentos y mecanismos de seguimiento, con el fin de articular las políticas, planes, programas y proyectos con el sector defensa, el Ejército Nacional y la Junta Directiva. Para cada uno de los planes estratégicos (políticas, objetivos, planes de acción), instrumentos y mecanismos de seguimiento, se han establecido indicadores de gestión y metas con el ánimo de poder realizar medición y análisis de datos para la toma de decisiones en pro del mejoramiento continuo. Gestión Integral El objetivo de este proceso estratégico es mantener y mejorar el desempeño del Sistema Integrado de Gestión contribuyendo a la protección y conservación del medio ambiente, la salud y seguridad de los trabajadores y garantizando la satisfacción del cliente con el fin de orientar, facilitar y tomar decisiones que permitan el logro de los objetivos institucionales en términos de eficiencia, eficacia y efectividad. Así como el establecimiento de vínculos entre la Entidad, el Sector Defensa y otras entidades en general, para lograr la articulación de políticas, planes, programas y proyectos. Procesos Misionales Diseño y Desarrollo de Vivienda Fiscal El propósito de este proceso es planear, proyectar y coordinar diseños funcionales que aporten a disminuir el déficit de vivienda fiscal a nivel nacional optimizando los recursos; así mismo, busca llevar a cabo el seguimiento a cada uno de los proyectos de construcción contratados por el ICFE, a través de la revisión de informes periódicos, realización de comités técnicos y visitas a cada uno de los proyectos, con el fin de verificar el cumplimiento de las especificaciones, los controles operacionales ambientales y los estándares de calidad aplicados. Servicio al Usuario y Mantenimiento Vivienda Usuario El objetivo de este proceso se basa en atender las solicitudes y proporcionar información al usuario, evaluar su percepción frente al cumplimiento y servicio prestado por el ICFE y dar solución oportuna a las quejas y/o reclamos presentados; adicionalmente, está orientado a realizar tanto el mantenimiento de las viviendas fiscales (dando trámite apropiado a las solicitudes de mantenimiento hechas por los usuarios del ICFE), la maquinaria y herramientas necesarias para asegurar la operación de la Entidad. Administración de Vivienda Fiscal Este proceso busca proporcionar vivienda al personal activo del Ejército Nacional y sus familias con base en lo establecido en el Acuerdo No 002/2018 y basado en los inmuebles con los que cuenta a nivel nacional. Procesos de Apoyo Gestión del Talento Humano Este proceso es un conjunto de actividades comprendidas desde la necesidad de personal, pasando por la selección, vinculación, administración y permanencia, hasta el retiro de este. Incluye actividades complementarias como el envío de información a la Comisión Nacional del Servicio Civil y DAFP, la programación de capacitaciones para los trabajadores y el pago de nómina. Administración de Recursos Financieros Este proceso es un conjunto de actividades cuyo alcance inicia desde el momento en que se genera el hecho financiero, económico o social, hasta el momento en que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter contable y financiero. Lo anterior se lleva a cabo con base en lo establecido en las normas NIIF. Gestión Jurídica Este proceso se basa en la defensa jurídica y contempla actividades que son comunes en el ámbito jurídico como son elaborar actos administrativos, estudios, conceptos y derechos de petición, demandas y conciliaciones. En este proceso se encuentra establecido el manejo de los Asuntos Disciplinarios del personal civil de la Entidad. Adquisiciones y Suministros Se concibe por proceso contractual, la articulación de las diferentes actividades que las Entidades estatales deben implementar para la adquisición de bienes o servicios. Este proceso se compone de tres (3) fases, estos son: precontractual, contractual y poscontractual. Una vez adquiridos los bienes de consumo y devolutivos, se controla la entrada y salida a través de los registros que se efectúan por almacén. Gestión de Información y Tics El propósito de este proceso es establecer tanto los sistemas de información como los canales de comunicación necesarios para enviar y recibir información de las partes interesadas, en especial de la ciudadanía, estableciendo el control de la información primaria y secundaria de la Entidad. Adicionalmente, se encarga de adquirir, hacer mantenimiento, actualización y desarrollo de programas de cómputo o aplicativos para el desarrollo de la gestión institucional. Así mismo, en apoyo con gestión documental de la Entidad, se establecen los procedimientos del sistema integrado de gestión de calidad y ambiental orientados al control de la información documentada aplicable al ICFE, en donde se asegura el cumplimiento de la Ley General de Archivo, incluyendo el manejo de la tabla de retención documental, y la administración de los documentos de correspondencia que ingresan y salen del ICFE.

📑 Res. 0293 de 2020 – Manual de procedimientos ICFE

3.4. Organigrama

Organigrama ICFE

Organigrama ICFE

Actos Administrativos La estructura organizacional interna de la Entidad se encuentra establecida mediante dos actos administrativos:

Resolución 189 del 2018 Por la cual se adopta el Manual de ESpecífico de Funciones y Competencias Laborales para los empleados de la planta del ICFE

Resolución 008 de 2018 Por la cual se crean y se organizan los grupos internos de trabajo del ICFE

Descripción de la estructura orgánica del ICFE Asesoría en Control Interno

RESPONSABLE DEL PROCESO: Asesor de Control Interno
OBJETIVOS DEL PROCESO: Prevenir la materialización de riesgos que impidan el logro de los objetivos institucionales. Mejoramiento continuo como resultado de la evaluación permanente de los resultados de los procesos
ALCANCE DEL PROCESO: Desde la planificación de las auditorías, hasta la evaluación y seguimiento de todos los procesos de la Organización.

Asesoría en Planeación

RESPONSABLE DEL PROCESO: Asesor de Planeación.
OBJETIVOS DEL PROCESO: Definir, difundir, asesorar y hacer seguimiento al direccionamiento estratégico institucional a través de la formulación de los planes estratégicos, sus correspondientes instrumentos y mecanismos de seguimiento, a partir de los lineamientos del Ministerio de Defensa Nacional, del Grupo Social y Empresarial del Sector Defensa GSED y el Consejo Directivo de la Entidad.
ALCANCE DEL PROCESO: Inicia desde el análisis y estructuración del Direccionamiento Estratégico y finaliza con el seguimiento y evaluación de este, también con la aprobación de los planes, programas, proyectos.

Asesoría Jurídica

RESPONSABLE DEL PROCESO: Asesor Jurídico
OBJETIVOS DEL PROCESO: Asesorar que las actuaciones que realice el ICFE se encuentren conforme a la Constitución Política y la Ley.
ALCANCE DEL PROCESO: Aplica a todos los procesos de la organización, donde se gestionen actividades que impliquen conceptos y asesorías jurídicas.

Asesoría en Gestión Integral

RESPONSABLE DEL PROCESO: Asesor de Gestión integral.
OBJETIVOS DEL PROCESO: Mantener y mejorar el desempeño del Sistema Integrado de Gestión contribuyendo a la protección y conservación del medio ambiente, la salud y seguridad de los trabajadores y garantizando la satisfacción del cliente con el fin de orientar, facilitar y tomar decisiones que permitan el logro de los objetivos institucionales en términos de eficiencia, eficacia y efectividad.
ALCANCE DEL PROCESO: Aplica desde la planeación inicial del Sistema Integrado de Gestión (SIG) hasta el seguimiento, revisión y mejora de este. El SIG incluye: Sistema de Gestión de Calidad (SGC), Sistema de Gestión Ambiental (SGA) y Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en Trabajo (SGSST). Lo anterior, en conformidad con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Grupo Financiero (Presupuesto, Contabilidad y Tesorería)

RESPONSABLE DEL PROCESO: Coordinador Grupo Financiero.
OBJETIVOS DEL PROCESO: El uso adecuado de los recursos financieros. elaborar y presentar estados financieros veraces, confiables, razonables y oportunos que sirvan de herramienta para una adecuada planeación y toma de decisiones gerenciales de la administración del instituto
ALCANCE DEL PROCESO: El proceso de administración de recursos financieros es un conjunto de actividades que comprende desde el momento en que se genera el hecho financiero, económico o social, hasta el momento en que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la información de carácter contable y financiero.

Grupo de Adquisiciones y Suministros (Contratos, Almacén, Transportes)

RESPONSABLE DEL PROCESO: Coordinador grupo de Adquisición y Suministros.
OBJETIVO DEL PROCESO: Adquirir, almacenar y distribuir los bienes y servicios que requiere la Entidad para el cumplimiento de su misión y objeto social.
ALCANCE DEL PROCESO: Adquisición de bienes y servicios en todas sus modalidades de contratación y por caja menor, hasta el almacenamiento y la entrega final del bien y/o servicio.

Grupo de Información y TICS (informática y Gestión Documental)

RESPONSABLE DEL PROCESO: Profesional Grupo de Gestión de la Información y TIC
OBJETIVOS DEL PROCESO: Proveer, administrar y mantener servicios de tecnologías de la información y las comunicaciones – TIC como habilitadores para el logro de los objetivos institucionales y la misión social del ICFE.
ALCANCE DEL PROCESO (informática): Este proceso es transversal, apoya a todos los procesos de la Entidad. Inicia con la elaboración del plan estratégico de TIC y culmina con la evaluación y generación de acciones para mejorar el proceso.
ALCANCE DEL PROCESO (Gestión Documental): Desde la recepción, radicación y manejo de la documentación externa e interna hasta el archivo y mantenimiento de dicha documentación, de toda la organización.

Grupo de Talento Humano

RESPONSABLE DEL PROCESO: Coordinador Grupo de Talento Humano
OBJETIVO DEL PROCESO: Contar con Personal idóneo que cumpla las competencias laborales definidas por el ICFE.
ALCANCE DEL PROCESO: Desde la Selección y vinculación del personal hasta su retiro.

SUBDIRECCIÓN DE INMUEBLES Grupo de Servicio al Usuario (Atención al Usuario y Mantenimiento)

RESPONSABLE DEL PROCESO: Coordinador Grupo de Atención al Usuario y mantenimiento
OBJETIVOS DEL PROCESO: Atender al usuario, solucionar inquietudes, dar trámite a la documentación así como realizarles el respectivo mantenimiento a las viviendas fiscales. mismas
ALCANCE DEL PROCESO: Mantener la satisfacción hasta y mantenimiento de dicha vivienda

Grupo de Proyectos de Inversión (Diseño y Supervisión de Proyectos)

RESPONSABLE DEL PROCESO: Coordinador Grupo de Proyectos de Inversión.
OBJETIVOS DEL PROCESO: Planear, diseñar y supervisar la ejecución de proyectos de construcción de viviendas fiscales a nivel nacional, optimizando los recursos.
ALCANCE DEL PROCESO: Desde la planificación y diseño de los proyectos de construcción hasta la entrega de viviendas fiscales construidas a nivel nacional.

Grupo de Viviendas (Viviendas, Finca Raíz, Servicios Públicos y Cartera)

RESPONSABLE DEL PROCESO: Subdirector de Inmuebles ICFE
OBJETIVOS DEL PROCESO: Proporcionar vivienda al personal activo de la Fuerza y sus familias y administrarlas gestionando los pagos y cobros de los servicios públicos, los correspondientes pagos de impuestos prediales y su valorización.
ALCANCE DEL PROCESO: Desde la solicitud de vivienda fiscal en Bogotá y a nivel nacional, hasta la asignación, teniendo en cuenta la disponibilidad, necesidad y capacidad instalada.

3.4.1 Equipo de Trabajo

Nombres:
Teniente Coronel ERNESTO MEJIA ARAQUE

Cargo: Director (E)
Teléfono: 317 369 6485
Correo electrónico:
subdirección.administrativa@icfe.gov.co

Nombres:
JAIRZINHO BARCO CORREA

Cargo: Subdirector de Inmuebles (E)
Teléfono: 317 369 6485
Correo electrónico:
jairzinho.barco@icfe.gov.co

Nombres:
JULLIETH CASTRO ANAYA

Cargo: Asesora Jurídica
Teléfono / Ext:
3789650 Ext 221
Correo electrónico:
juridica@icfe.gov.co

Nombres:
DULIAN PAOLA JIMENEZ

Cargo: Asesora de Gestión Integral
Teléfono / Ext:
3789650 Ext 216
Correo electrónico:
gestionintegral@icfe.gov.co

Nombres:
FERNANDO MAZO RUA

Cargo: Asesor de Control Interno
Telefono / Ext:
317 431 3326 – 3789650 Ext 212
Correo electrónico:
controlinterno@icfe.gov.c

Nombres:
LADY DIANA BUITRAGO CUERVO

Cargo: Coordinadora Grupo de Talento Humano
Teléfono: 3789650 Ext 224
Correo electrónico:
talentohumano@icfe.gov.co

Nombres:
RAUL ATEHORTUA PUERTA

Cargo: Coordinador Grupo Financiero
Teléfono / Ext:
317 441 7885 3789650 Ext 229
Correo electrónico:
financiera@icfe.gov.co

Nombres:
JAIRZINHO BARCO CORREA

Cargo: Coordinador Grupo de Servicio al Usuario
Teléfono / Ext:
317 369 6465 – 315 712 8168- 3789650 Ext 200
Correo electrónico:
jairzinho.barco@icfe.gov.co

3.5. Directorio de Información de Servidores Públicos y Contratistas.